El software como vehículo de optimización de la gestión de flotas
En estos tiempos tan complejos que estamos viviendo, las empresas se plantean como aspectos primordiales para su supervivencia, el recorte en el gasto y la optimización en todas sus áreas con el objetivo de conseguir ahorros financieros y estructurales.
En lo que se refiere a la gestión de flotas, en la actualidad las empresas continúan buscando y tienen entre sus objetivos, incorporar un software de gestión que aglutine toda la información sobre la flota, un nuevo modelo de negocio a implementar para “optimizar la gestión y minimizar costes”.
A fecha de hoy es injustificable que surjan ineficiencias por no tener suficientemente visualizado el status de cada uno de los vehículos que componen las flotas.
Circunstancias como tener un coche inmovilizado varias semanas sin asignar, días en taller pendientes de alguna actuación, acumulación de partes en un mismo vehículo, etc., son ineficiencias de gestión que inciden directamente en la cuenta de explotación de las compañías.
¿Cómo podemos eliminar ineficiencias y optimizar nuestros costes de una forma inmediata?
Centralizando toda la información en una única herramienta de gestión que garantice el desarrollo de nuestro negocio con una total visualización
La mayoría de empresas gestionan su flota a través de herramientas propias, hechas “ad hoc” combinando hojas de cálculo con bases de datos e importando datos de sus ERPs, cruzando además con información que aportan otros proveedores externos como empresas de renting, combustible, compañías de seguros etc.
Este proceso de obtención de información resulta laborioso y de costoso mantenimiento, complicando la elaboración de resultados inmediatos que nos ayuden en la detección de aquellas partidas que podrían ser optimizadas y faciliten la toma de decisiones.
Este modelo puede ser válido en compañías con una flota de vehículos no muy numerosa donde la gestión no es aún demasiado compleja, pero a medida que nos adentramos en compañías con una flota importante de vehículos, se hace patente la necesidad de implementar un software estándar de gestión.
El software de gestión de flotas debe facilitar la administración y control de la flota a cualquier nivel, todas las tareas deben quedar reflejadas en el sistema y acompañar en todas las fases del ciclo de vida del vehículo, desde la adquisición hasta su baja.
El software debe permitir realizar perfiles de conductores o vehículos, debe tener múltiples indicadores y alarmas, etc., en definitiva todo el control con la máxima eficiencia y total fiabilidad sobre la flota.
¿Qué pasos debemos seguir para elegir un software para implementarlo en nuestra empresa?
1. Crear un comité/equipo de trabajo
La creación de un equipo de trabajo con distintas personas de las áreas implicadas, nos evitará incurrir en errores por desconocimiento del entorno de trabajo. Es recomendable que además del responsable de la gestión de la flota y posibles usuarios, se incluyan en este equipo a personas del RR.HH.y por supuesto personas vinculadas al área técnica.
Un factor clave de éxito en la implementación del proyecto será el soporte de la Dirección de la compañía en la toma de decisiones y el compromiso realista de todo el equipo de proyecto con un alto grado de dedicación e implicación.
2. Preparar un plan de acción.
Proceso de decisión 4 fases previas al plan de acción
a. Valorar las necesidades de negocio
Identificación de las necesidades del negocio en términos de “medición del rendimiento” a corto, medio y largo plazo
b. Arquitectura tecnológica del software
Diseño del software que garantice las necesidades del negocio para el corto plazo y escalables a futuro y que mejor se alinean con la estrategia y arquitectura de sistemas de la empresa.
c. Selección de proveedores de software
Selección definitiva de las diferentes alternativas tecnológicas que mejor se alinean con las estructuras de nuestra empresa
d. Definir un nivel de servicio de soporte adecuado a nuestras necesidades
Averigua qué soporte técnico ofrece a sus clientes cada fabricante. ¿Cuántos días a la semana y en qué horario tendrás a un especialista técnico disponible a través del teléfono?
¿Qué costes hay asociados, si los hay, a los distintos niveles de soporte?
¿Ofrece el fabricante programas de formación ya sean presenciales, autodidactas o a través de la Web?
¿Con qué frecuencia se pone en contacto con sus clientes para para mantenerles informados sobre las novedades del producto, sus actualizaciones. etc.?
Conclusiones:
Un buen software es la herramienta que nos ha de permitir visualizar la información para la toma de decisiones con agilidad, y así evitar desviaciones importantes en nuestros costes de gestión.
Es evidente que la herramienta que estemos utilizando en el control de nuestra flota tiene un punto de inflexión en función de la dimensión del parque de vehículos.
Una flota pequeña puede ser perfectamente manejable con herramientas propias y sencillas, pero si esa flota crece, la ineficiencia nos llevará hacia la necesidad de implementar un software más evolucionado.
De una forma muy resumida nuestro software debería ser:
Versátil y fácil de gestionar– Rápido – Amigable – Intuitivo en el manejo – Con alarmas e indicadores parametrizables (KPIs) – Visualización jerárquica escalable
Somos conscientes que estamos hablando de ahorro y en cambio proponemos gastar (“invertir”) en software. En ocasiones hay que tomar decisiones con cierto riesgo, buscando un símil, en este caso sería como jugar en Bolsa. En épocas bajistas hay que ser precavidos y no invertir, pero precisamente cuando el mercado esta en este proceso es cuando pueden surgir oportunidades que te permiten obtener beneficios recuperando la inversión en un corto espacio de tiempo.
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