¿Qué debe definir la política de flotas de vehículos en las empresas?

Las tareas, los derechos, los deberes y obligaciones con sus normas para los usuarios que utilizan un vehículo de empresa, el alcance de la fleet policy es tanto para el usuario como para la empresa.

¿Por qué es necesaria una política de flotas en la empresa?

Para evitar conflictos usuario/empresa, reducir los costes de la flota y contribuir de una forma clara y eficiente a la gestión del negocio.

Debe contemplar unos objetivos claros y concisos con la implicación de la Dirección General de la empresa y con el soporte absoluto de RR.HH.

¿Cuál sería la metodología a aplicar?

El fleet manager/gestor de flotas debe liderar todo el proceso como experto conocedor de la casuística.

Desarrollar un primer documento/borrador donde se modularán todas las necesidades de las distintas partes (RR.HH, Finanzas, Área Logística, Comercial, etc.).

Es recomendable sino existe una política escrita, se parta de cero obviando las distintas normas que puedan existir al respecto de la flota.

Ha de estar muy bien definido cual es objetivo principal de la política, las circunstancias de cada empresa son distintas y no aplicables de forma indiscriminada para cualquier compañía. El valor del uso, imagen, herramienta de trabajo, elemento motivador, etc.

¿Qué aspectos generales  debería incluir?

  • Derechos y obligaciones de uso del vehículo.
  • Seguimiento de la siniestralidad y repercusiones al conductor.
  • Comunicaciones de kilometraje y consumos de combustible.
  • Obligaciones de uso de tarjetas de combustible, si la empresa la facilita al usuario.
  • El buen uso en general del vehículo y personas que pueden acceder al margen del conductor.
  • La imagen de la empresa.
  • Penalizaciones/Sanciones a aplicar por incumplimiento.

¿Existen excepciones a la política?

Toda excepción en sí misma es un “problema”, aunque hay que prever algún tipo de “flexibilidad” que permita realizar excepciones cuando la causa lo justifique.

¿Y cómo gestionamos las posibles excepciones?

  • Creando una política suficientemente consistente con el acuerdo de todas las partes.
  • La autoridad debe estar en “posesión” del gestor de flotas. La excepción nunca debería aplicable de forma vertical (de arriba/abajo).
  • La excepción debe ser aprobada formalmente por el superior directo del usuario afectado.
  • La Dirección con RR.HH debe tener conocimiento de la excepción.

Cuesta entender que a esta fecha existan compañías, independientemente de su dimensión, que no tengan una Fleet Policy redactada formalmente, pero haberlas las hay.

En resumen  y como hemos dicho al principio:

La fleet policy debe contemplar la normativa interna con las condiciones generales y registros de uso (sanciones, negligencias, siniestralidad, cambio de neumáticos, limpieza, partes de accidente, tarjeta de combustible, etc) que permita a la empresa optimizar sus costes y conseguir objetivos con el conocimiento del usuario con sus derechos y obligaciones, y por supuesto las posibles penalizaciones (sanciones) en que puede incurrir por su incumplimiento.

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